Funcionalidad Gastifácil

En esta tabla podrás encontrar toda la funcionalidad detallada de Gastifácil, tanto de la app móvil como de la aplicación web.

GENERAL

Multi-moneda * Posibilidad de introducir gastos en moneda local o extranjera. En caso de moneda extranjera, se aplicarán los tipos de cambio vigentes para calcular los importes en la moneda de la empresa.
* Posibilidad de introducir anticipos en moneda local o extranjera. En caso de moneda extranjera, se aplicarán los tipos de cambio vigentes para calcular los importes en la moneda de la empresa.
Multi-idioma * Posibilidad de visualizar la aplicación en distintos idiomas. Actualmente, la aplicación está traducida al inglés y español, pero podría añadirse cualquier idioma a través de la tabla de Traducciones.
Multi-plataforma * Web: Optimizado para Google Chrome y Firefox.
* APP Móvil: Android e IOS.
Configurable por cada empresa * El usuario con rol administrador podrá acceder a la web para parametrizar el sistema de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Integración con distintos sistemas * Actualmente, se han desarrollado “web services” para la integración de información entre las aplicaciones Gastifácil y JDE. Integrable con otros sistemas a través de servicios REST.
Gestión de notificaciones * Notificaciones en el móvil y a través de correo electrónico.
* Avisos al usuario: cuando se le aprueba / rechaza un gasto o anticipo, y cuando se le pagan.
* Avisos al aprobador: cuando recibe para aprobar gastos o anticipos.
Gestión por roles * Rol Usuario: La persona que introduce gastos y anticipos.
* Rol Aprobador: Es el responsable de aprobar y rechazar los gastos / anticipos de sus subordinados.
* Rol Gestor: La persona que puede visualizar todos los gastos y anticipos de su empresa. Además, puede marcarlos como pagados, asignando fecha de pago y número de liquidación. Normalmente este perfil se corresponde con el responsable de contabilidad o pagos. Sólo disponible en entorno web.
* Rol Administrador: Será el usuario que podrá acceder a realizar las parametrizaciones del sistema. Sólo disponible en entorno web.
Gestión de usuarios y permisos * Acceso mediante usuario y contraseña.
* Permite definir si el usuario tiene acceso a móvil y/o web.
* Permite definir si el usuario puede solicitar anticipos.
* Asignación de rol a cada usuario.
* Vinculación de usuario a empleado.
Aplicación Homologada por Hacienda  Gastifácil se encuentra actualmente en proceso de homologación con la AEAT en la fase de auditoría externa. Para más información, ver punto 1.19 Homologación hacienda
Datos de auditoría * En la aplicación se almacena quién y cuándo se ejecuta cada acción, para disponer de la información de todo el proceso.

CONFIGURACIÓN

Configuración de Empresas * Creación y mantenimiento de empresas.
Configuración de Empleados * Creación y mantenimiento de empleados para cada empresa. Esta información es posible integrarla desde el ERP.
Configuración de Usuarios * Creación y mantenimiento de usuarios para cada empresa. Desde esta opción se asignará el rol o roles al usuario.
Configuración de Proveedores * Creación y mantenimiento de proveedores para cada empresa.
* Integración desde ERP a Gastifácil.
* Integración desde Gastifácil a ERP cuando el proveedor se cree al introducir el gasto porque no existe en la aplicación.
Configuración de Vehículos * Creación y mantenimiento de vehículos de empresa y propios del empleado.
Configuración de Tipos y Subtipos de Gastos * Creación y mantenimiento de tipos y subtipos de gastos para cada empresa.
Configuración de Políticas y Reglas * Creación y mantenimiento de políticas y reglas para cada empresa. Se permite gestionar, por periodos de fechas, los precios unitarios (ej. Precio kilometraje) y los importes máximos según tipo de gasto.
* A cada empleado se le asignará la política que le aplique.
Configuración de Tipos y Detalle de Analíticas * Creación y mantenimiento de analíticas y asignación de valores de analíticas para cada empresa: Se podrán definir qué analíticas se van a utilizar (centro de coste, proyecto, área, etc…) y asignar los valores a cada una de ellas.
Configuración de Tipos de Cambio * Visualización de los tipos de cambio integrados. Esta información es posible integrarla desde el ERP o a través de la web del BCE.
Configuración de Configuración Contable * Creación y mantenimiento de la configuración contable para cada empresa. Se permite definir las cuentas contables para cada tipo / subtipo de gasto.
Configuración de Impuestos * Creación y mantenimiento de impuestos para cada empresa. Esta información es posible integrarla desde el ERP.

INTRODUCCIÓN GASTO

Tipología y formato * La aplicación permite la gestión de gastos de tickets y facturas, kilometraje y anticipos.
Kilometraje * KM sin detalle de vehículo y ruta
* KM con detalle de vehículo -propio o empresa- y ruta
* Desde web existe la opción de exportación a xcel del detalle de kilometraje de cada empleado. Múltiples filtros.
Facturas * Introducción del gasto con el desglose de uno o varios tipos de IVA para su posterior gestión con Hacienda.
* Desde la aplicación web, se podrá exportar el listado de todos los gastos de tipo factura de cada proveedor con el detalle de base imponible e IVA. Esta información servirá para que la empresa pueda gestionar la recuperación del IVA con Hacienda.
Forma de pago * Se podrá indicar si los gastos se han pagado en efectivo, con tarjeta propia o con tarjeta empresa.
Analíticas *Para cada compañía se pueden definir las analíticas que se van a utilizar (centro de coste, área, proyecto).
* Se permiten utilizar hasta 10 tipos de analíticas, cada una con valores ilimitados.
* Al introducir el gasto, las analíticas se recuperarán del empleado, pero se podrán modificar.
Reparto * Esta opción se utilizará si el gasto se reparte entre varias personas. Es posible realizar el reparto entre empleados de la empresa.

APROBACIÓN

Responsable de aprobación * Asignación de un aprobador a cada empleado, para recuperarlo en el proceso de aprobación.
* Posibilidad de no asignar aprobador. En este caso, los gastos y anticipos se crean en estado “Aprobado”.
Envío a aprobación * Una vez que el usuario haya introducido el gasto, podrá enviarlo a aprobación en el momento que desee (diario, semanal, mensual).
Flujo de aprobación 1º USUARIO: Creación de gasto.
2º USUARIO: Envío al responsable para su aprobación.
3º APROBADOR: Aprobación o rechazo del gasto por el responsable.
4º PROCESO INTERNO: Integración en ERP.
5º GESTOR: Pago.
Importe aprobación * Cuando el aprobador vaya a aprobar gastos que hayan superado el importe máximo de la regla tendrá dos opciones:
1) Pago máximo: Aprobar el gasto sólo por el importe máximo de la regla, de forma que al empleado no se le reembolsará el total del gasto, si no el importe máximo definido en la regla.
2) Pago total: Aprobar el gasto por el importe total del gasto, sin tener encuentra el importe máximo definido en la regla.
* Tanto en móvil como en web, se marcan qué gastos han superado el importe de la regla, para que el usuario, aprobador o gestor a simple vista sepa cuáles son.

PAGO

Gestión del pago * La gestión del pago se realizará desde el ERP, enviando a Gastifácil la fecha de pago y el número de liquidación, y actualizando el estado de los gastos a “Pagado”.
* El usuario con rol Gestor podrá seleccionar los gastos y marcarlos como pagados e informar la fecha de pago y el número de liquidación.

INTRODUCCIÓN ANTICIPOS

Introducción anticipos La gestión de anticipos y su proceso de aprobación es similar a los gastos, excepto:
* No se asignan analíticas.
* No se reparten entre otros empleados.
* Se puede indicar la fecha para la que se necesita disponer.
* Se indica la forma de pago en que el usuario quiere que se le reembolse: efectivo o transferencia.

INTEGRACIÓN OTROS SISTEMAS

De ERP a Gastifácil * Integración de tipos de cambio desde ERP o desde la web del BCE.
* Integración de empleados
* Integración de proveedores
* Integración de impuestos
De Gastifácil a ERP * Integración de gastos en estado “Aprobado”.
* Integración de anticipos en estado “Aprobado”.
* Integración de facturas en estado “Aprobado”.
* Integración de datos pago: estado “Pagado”, fecha pago y número de liquidación
* Integración de proveedores

OTROS

Web: Exportación a Excel de listado de gastos y anticipos * Esta opción está disponible para los roles Usuario, Aprobador y Gestor.
Web: Ordenación y filtros por cualquier campo del listado de gastos y anticipos * Esta opción está disponible para los roles Usuario, Aprobador y Gestor.
Eliminación de gastos Se permite eliminar gastos cuando estén en estado Borrador y Rechazado.
Edición de gastos Se permite editar gastos cuando estén en estado Borrador y Rechazado.
Validación formato NIF, DNI Validación de los DNI/NIF españoles cuando se dan de alta los empleados y proveedores.

Utilizamos cookies de terceros para prestar nuestros servicios, recoger información estadística y personalizar publicidad. Puede obtener más información sobre las cookies, o bien conocer cómo cambiar la configuración en nuestra Política de Cookies pinche el enlace para mayor información. plugin cookies

ACEPTAR
Aviso de cookies